Algemeen

Vanaf 01/01/2026 wordt elektronische facturatie via Peppol verplicht in België voor B2B-facturen (tussen btw-plichtige bedrijven).

Facturen die naar particulieren (B2C) worden gestuurd, zoals een cateraar die een factuur voor een privé-evenement uitreikt, vallen niet onder deze verplichting en mogen (voorlopig) nog steeds via PDF/e-mail of papieren factuur worden verzonden.

In het kort:

✔️ Verplicht via Peppol: facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven (B2B) vanaf 01/01/2026
❌ Niet verplicht via Peppol: facturen aan particulieren (B2C)

Voorwaarden voor automatische Peppol-verwerking

Je gebruikt actief de factuurmodule op MyTrivec.

Om een factuur automatisch via Peppol te verzenden, moeten alle volgende voorwaarden vervuld zijn:

• De factuur is B2B (btw-plichtig bedrijf naar btw-plichtig bedrijf)

• Een geldig btw-nummer is toegevoegd aan de Gast in Domino

• Een e-mailadres is toegevoegd aan de Gast in Domino

• De organisatie aan wie de factuur is gericht, is geregistreerd op Peppol

Als een van deze voorwaarden niet is vervuld, zal de factuur niet correct via Peppol worden verwerkt. Je zult een foutmelding van Peppol in MyTrivec zien.

Factuurverwerking via Peppol

Zodra een btw-nummer en e-mailadres zijn toegevoegd aan een B2B-gast in Domino, zullen facturen automatisch via MyTrivec en Scrada naar Peppol worden verzonden, op voorwaarde dat aan alle voorwaarden is voldaan.

• Verwerking door Peppol kan tot 48 uur duren

• De status kan in MyTrivec worden gevolgd via de Peppol-status weergave

Als de factuur succesvol is verzonden, zal er een bevestiging zichtbaar zijn in MyTrivec.

Domino instellen voor Peppol

Gasten bewerken in de Backoffice

1. Ga naar Backoffice → Kassa → Gasten.

2. Klik op "Load All Account" om alle gasten op te halen.

3. Bewerk een Gast door op het potloodicoon te klikken.

4. Voeg toe:

   • Het btw-nummer

   • Het e-mailadres

Deze velden zijn verplicht voor Peppol-facturatie.

Gasten bewerken in de Frontoffice

Je kunt ook Gasten bewerken via de Kassa:

1. Ga naar Frontoffice (KASSA) → Gasten.

2. Zoek de gast.

3. Bewerk de gast en voeg toe:

   • btw-nummer (correct formaat)

   • E-mailadres

Formaat btw-nummer (belangrijk)

Het btw-nummer moet in het exact correcte formaat worden ingevoerd, anders wordt de factuur niet naar Peppol verzonden.

Correct formaat

BE0897334231

Onjuiste formaten

• BE 0897.334.231

• BE0897.334.231

Regels:

• Geen spaties

• Geen punten

• Landcode + alleen nummers

Alleen facturen met een btw-nummer in dit exacte formaat worden naar Peppol gestuurd.
Als het formaat onjuist is, wordt er een foutmelding weergegeven in mytrivec.

Als het btw-nummer nog niet correct was op het account in Domino, heb je nog de mogelijkheid om de gegevens van de ontvanger op de factuur zelf in mytrivec aan te passen. Wanneer je de factuur opent, kun je de EDIT-knop gebruiken om het juiste btw-nummerformaat in te voeren voordat je de factuur handmatig opnieuw naar Peppol verzendt. Via het nieuwe Peppol Tab op de factuur. (beheer)

Peppol-status in MyTrivec

MyTrivec biedt een speciale weergave waarmee je de Peppol-status van facturen die via de kassa zijn aangemaakt kunt volgen.

Deze weergave toont of een factuur:

• Naar Peppol is verzonden

• Met succes is afgeleverd

• Een fout heeft opgetreden

Beheer van Peppol

Bij het openen van een factuur in MyTrivec is er een nieuw “Peppol” tabblad beschikbaar naast Factuurgegevens.

Via dit tabblad kun je:

• Controleren of de factuur met succes naar Peppol is verzonden of terugkomt met een fout

• Het UBL-bestand downloaden voor verificatie

Factuur Afgeleverd

Levering Factuur Mislukt

Belangrijke opmerkingen - opvolging

• De enige vereiste om een factuur van MyTrivec naar Peppol te sturen is:

  • Een geldig btw-nummer

  • Een e-mailadres

  • Een Peppol-geregistreerde ontvanger

• Verdere opvolging van B2B Peppol-facturen gebeurt in het Peppol-portaal, niet in MyTrivec

• B2C-facturen moeten zoals gebruikelijk in MyTrivec worden opgevolgd

• In MyTrivec kun je alleen controleren of een factuur met succes naar Peppol is verzonden of terugkomt met een fout, en handmatig opnieuw verzenden indien nodig, nadat je het btw-nummerformaat hebt gecorrigeerd als het nog niet correct was in de kassa

• Betalingsopvolging kan indien nodig nog steeds handmatig in MyTrivec worden gedaan

Problemen oplossen met Peppol

Dit artikel helpt je bij het oplossen van veelvoorkomende problemen bij het verzenden van facturen via Peppol met Domino en MyTrivec. Gebruik deze gids als facturen niet worden verzonden, in een wachtstatus blijven of een foutmelding tonen.

Factuur wordt helemaal niet naar Peppol verzonden

Mogelijke oorzaken

• De factuur is B2C (particulier)

• De gast mist een btw-nummer

• Het btw-nummerformaat is onjuist

• De gast mist een e-mailadres

• De ontvangerorganisatie is niet geregistreerd op Peppol

Wat te controleren

1. Bevestig dat de factuur B2B is.

2. Open de gast in Domino.

3. Controleer of:

   • BTW-nummer is ingevuld (correcte formaat)

   • E-mailadres is ingevuld

4. Controleer of de ontvangende organisatie geregistreerd is op Peppol.

Fout in BTW-nummer

Symptomen

• Foutmelding weergegeven in MyTrivec

• Factuur blijft in foutstatus

Correcte formaat van het BTW-nummer

BE0897334231

Veelvoorkomende fouten

• Spaties in het BTW-nummer

• Puntjes in het BTW-nummer

• Verkeerde landindeling

Onjuiste voorbeelden:

• BE 0897.334.231

• BE0897.334.231

Oplossing

• Verwijder alle spaties en puntjes

• Gebruik alleen landcode + nummers

• Sla de klant op en verstuur de factuur opnieuw indien nodig

Factuur vast in “In afwachting” of “Verwerking” status

Uitleg

Peppol-verwerking is niet onmiddellijk.
Het kan tot 48 uur duren voordat de definitieve status wordt teruggegeven.

Wat te doen

• Wacht tot 48 uur

• Controleer de Peppol-status weergave in MyTrivec

• Verstuur de factuur niet opnieuw tijdens de verwerking

Factuur verzonden maar niet ontvangen door klant

Mogelijke oorzaken

• Ontvanger is niet correct geregistreerd op Peppol

• Peppol-eindpunt van de ontvanger is inactief

• Ontvangersysteem heeft de factuur afgewezen

Wat te controleren

• Bevestig bij de klant dat ze Peppol-geregistreerd zijn

• Vraag de klant om hun Peppol-inbox of ERP-systeem te controleren

• Controleer de Peppol-status in MyTrivec

Verdere onderzoeken moeten worden gedaan via het Peppol-portaal, niet MyTrivec.

Factuur toont “Fout” in Peppol-status

Veelvoorkomende redenen

• Ongeldig BTW-nummer

• Verplichte velden ontbreken

• Ontvanger niet geregistreerd op Peppol

Wat te doen

1. Open de factuur in MyTrivec.

2. Ga naar het Peppol tabblad.

3. Bekijk de foutmelding.

4. Corrigeer het probleem in Domino indien mogelijk.

5. Volg op via het Peppol-portaal indien nodig.

Kan ik een Peppol-factuur opnieuw verzenden?

Belangrijk

Zodra een factuur succesvol naar Peppol is verzonden, kan deze niet worden gewijzigd of opnieuw verzonden.

Juiste aanpak

• Maak een creditnota

• Maak een nieuwe gecorrigeerde factuur

Dit volgt de Belgische facturatiewetgeving.

Waar moet ik Peppol-facturen opvolgen?

• MyTrivec

  • Controleer of de factuur succesvol is verzonden

  • Download het UBL-bestand

• Peppol-portaal

  • Volledige factuurcyclus

  • Bevestiging van levering

  • Afwijzingen of acceptatie door de ontvanger

B2C-facturen moeten zoals gewoonlijk in MyTrivec worden opgevolgd.

Wanneer contact opnemen met support

Neem contact op met Trivec Support als:

• De factuur niet is verzonden ondanks correcte configuratie

• De Peppol-status toont technische fouten

• Het Peppol-tabblad op een factuur ontbreekt

Geef:

• Factuurnummer

• Gast BTW-nummer

• Screenshot van Peppol-status

• Foutmelding (indien beschikbaar)